Op de werkvloer verandert voortdurend van alles. Traditioneel wordt data vaak verwerkt in een Excel-bestand, of twee Excel-bestanden… Misschien wel 50 Excel-bestanden? Dat kan efficiënter. Met een ERP-systeem centraliseer je niet alleen je bestanden, maar verbind je alle bedrijfsprocessen binnen één omgeving. Wat kun je er precies mee, en wat levert dit op voor jouw organisatie?
Wat is een ERP-systeem?
De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in een centrale database, waardoor ze altijd voor iedere medewerker inzichtelijk zijn. Een ERP-tool zorgt voor een hogere productiviteit, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden.
Geen organisatie is hetzelfde. Daarom verschillen ERP-systemen zo sterk van elkaar. Ieder systeem kan worden ingericht met modules die de verschillende afdelingen ondersteunen. Die modules bestaan per softwarepakket uit verschillende functionaliteiten. Het vinden van de ERP-aanbieder die de juiste software kan leveren, is daarom belangrijk.
De functies van een ERP-systeem
ERP-systemen bieden een breed scala aan functies die helpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Enkele van de belangrijkste functies:
- Financiën: automatisering van financiële processen, financiële rapportage en budgettering
- Voorraad: voorraadbeheer, voorraadorderbeheer, voorraadtelling en artikelbeheer
- Boekhouding: verkoopfacturatie, inkoopfacturatie, kas- en bankbeheer en verkoop- en inkooporderbeheer
- Projecten & resources: projectbeheer, projectplanning, budgettering en rapportage van projecten
- Inkoop: beheer van inkooporders, inkoopfacturatie, inkooporderbeheer en leveranciersrelatiebeheer
- Productie: productiebeheer, productieplanning en -rapportage en capaciteitsplanning
- Verkoop: verkoopfacturatie, verkooporderbeheer, klantrelatiebeheer en analyse- en rapportagemogelijkheden
- Personeel: personeelsbeheer, tijd- en verlofbeheer en personeelsrapportage
De voordelen van een ERP-systeem
ERP brengt verschillende voordelen met zich mee. Afhankelijk van het bedrijf ontstaat toegevoegde waarde op de volgende gebieden:
1. Automatisering
Een ERP-systeem automatiseert eenvoudige en terugkerende werkzaamheden. Zo kunnen medewerkers zich bezighouden met de belangrijke taken, wat de productiviteit en focus bevordert.
2. Centrale database
Alle gegevens van je bedrijf worden samengevoegd tot één centrale database. Zo verbetert de samenwerking tussen afdelingen en wordt informatie efficiënter gedeeld.
3. Realtime gegevens
Met ERP profiteer je van realtime gegevens en rapportages, zodat iedere medewerker op elk moment inzicht heeft in de meest recente data. Dat leidt tot betere besluitvorming.
4. Veiligheid
Door alle gegevens te centraliseren, bescherm je ze op één plek. Dat versterkt de beveiliging van gevoelige informatie en verkleint de kans op datalekken.
5. Uniforme werkwijze
Een ERP-systeem zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt. Dat bespaart tijd en helpt kwaliteitsstandaarden te behalen.
6. Rapportages
Alle bedrijfsprocessen worden gemonitord en geanalyseerd. Rapporten met de resultaten kun je met een druk op de knop automatisch aanmaken; ze dienen als basis voor besluitvorming.
Wat is het verschil tussen een ERP- en CRM-systeem?
ERP-systemen zijn gericht op het stroomlijnen van interne bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer en boekhouding, om operationele efficiëntie te verhogen. Ze worden gebruikt door verschillende afdelingen binnen een organisatie en vormen zo een geïntegreerd geheel.
CRM-systemen focussen op het beheren van klantrelaties en verkoopprocessen, vooral bij marketing- en verkoopafdelingen. Ze helpen bij het verbeteren van klanttevredenheid en het efficiënter maken van marketingstrategieën.
ERP-systemen voor verschillende bedrijfsgroottes
Kleine bedrijven hebben meestal geen systeem met uitgebreide functionaliteit nodig. Zij geven vaak de voorkeur aan cloudoplossingen vanwege de lagere aanschafkosten en snelle inbedrijfstelling.
Bij middelgrote bedrijven is het digitaliseringspotentieel op veel gebieden nog niet uitgeput. Veel van deze organisaties profiteren van de invoering van een ERP-systeem.
Grote bedrijven hebben meestal ERP-systemen nodig met een breed scala aan functies, die ook een groot aantal gelijktijdige gebruikers kunnen ondersteunen. Afhankelijk van het bedrijf kunnen er specifieke eisen zijn.
Dynamics 365 Business Central
Onze expertise bij Bravx is de ERP-oplossing van Microsoft: Dynamics 365 Business Central. Een allesomvattende bedrijfsoplossing met slimme handigheden en integraties.
Een groot voordeel is de integratie met de andere software uit de Microsoft-suite. Je ERP-pakket werkt samen met Microsoft 365, zodat je eenvoudig schakelt tussen Microsoft-software en data breed kunt toepassen. Het gaat verder dan dat: e-mails met orders worden direct verwerkt in je ERP-systeem. Met enkele klikken wordt de order automatisch ingelezen en verwerkt in de bijbehorende databases.
Met Power BI zorg je ervoor dat je bedrijfsgegevens direct in een dashboard kunt weergeven. Zo heb je snel grafische inzichten van je bedrijf, bijvoorbeeld via een Strategic Dashboard, Analytical Dashboard of Operational Dashboard, gevuld met inzichten rechtstreeks uit je eigen data.
"De overstap naar Business Central betekende niet alleen lagere kosten per gebruiker, maar het betekende ook de overstap naar een toekomstbestendige omgeving. Om met een relatief klein team veel werk te verzetten, moet je continu inzicht hebben in wat er binnen je bedrijf gebeurt."
Nick Althuizen, mede-eigenaar Sicuro Speeltoestellen
Microsoft Dynamics 365 Business Central helpt bedrijven van alle groottes om effectiever te werken. Neem contact op met Bravx om te ontdekken wat ERP voor jouw organisatie kan betekenen.
