Een term die je bij Microsoft vaak tegenkomt is Dataverse. Voorheen stond dit bekend als het CDS: de Common Data Service. Die oude naam geeft al aan wat je ermee kunt: data opslaan.
Dataverse is een online database die gebruikmaakt van standaard Microsoft-functionaliteit op het gebied van beveiliging, beheer en logica. De database draait in de Microsoft-serverparken, zodat je altijd en overal bij je data kunt.
"Dataverse is een doorontwikkelde versie van MS Access, beschikbaar in de cloud"
Gegevens worden in Dataverse opgeslagen in een set tabellen die je zelf vormgeeft. Elke tabel bevat kolommen (velden) en records — daarin verschilt Dataverse niet van andere databases. Je richt het zelf in: je creëert tabellen waarin je bedrijfsdata opslaat. Elke Excelsheet in je organisatie kun je vervangen door een Dataverse-tabel (of set tabellen). En dat kun je zelf: het is een no-codeplatform met een visuele editor.
Dataverse als vervanger van Excel
Mogelijkheden van Dataverse
In plaats van decentrale Excelbestanden die door je organisatie zweven, heb je een centraal databestand met meer mogelijkheden. Die zetten we hieronder op een rij.
Beveiliging
Het allerbelangrijkste bij het opslaan van data is dat het veilig is. Dataverse maakt gebruik van Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory) — het centrale beveiligingssysteem van Microsoft dat ook door Microsoft 365 wordt gebruikt.
De servers waarop Dataverse-databases staan, draaien in grote serverparken en behoren tot de strengst beveiligde omgevingen.
"Alle data wordt versleuteld opgeslagen in Dataverse"
Gebruikers krijgen toegang via een licentie op persoonsniveau. Daarna werk je met gebruikersrollen: tot welke data iemand toegang heeft en wat die ermee mag doen (toevoegen, wijzigen, verwijderen).
Het beveiligen van data doe je op dezelfde manier als gebruikersrollen in Dynamics 365 Sales of Customer Service.
Schaalbaarheid
De capaciteit die je nodig hebt om data op te slaan, groeit vaak hard — zeker als je alle bedrijfsdata centraal wilt bewaren. Zonder cloud waren bedrijven afhankelijk van de server in de kelder; schaalbaarheid was gelimiteerd tot die capaciteit. Met Dataverse kun je opschalen en alle noodzakelijke bedrijfsdata op die centrale plek kwijt.
Back-ups
Over back-ups hoef je je met Dataverse geen zorgen te maken: Microsoft regelt automatische back-ups. Je kunt altijd een handmatige back-up maken. De kans dat je belangrijke bedrijfsdata kwijtraakt, is zo kleiner dan bij een Excelbestand dat plots beschadigd blijkt.
Logica
Dataverse is een centraal dataplatform waarin je bedrijfsdata veilig opslaat. Maar hoe werken gebruikers met die data? Op twee manieren.
Standaard-apps bovenop Dataverse
Bovenop Dataverse biedt Microsoft standaard-apps met standaardfunctionaliteit. Gebruik je die apps, dan betaal je een licentie per gebruiker per maand. Denk aan Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Project Operations en Dynamics 365 Field Service.
Die apps dekken de meest voorkomende functionaliteit, maar je kunt ze aanpassen zodat ze passen bij je processen. Dat aanpassen noemen we in Dataverse configureren — schermen aanpassen, velden toevoegen, bedrijfslogica toevoegen (verplichte velden, afhankelijkheden, enzovoort).
De standaard-apps van Microsoft zijn model-driven apps. Die kun je ook zelf maken, zonder uit te gaan van de functionaliteit in één van bovenstaande apps.
Zelf gemaakte apps via Power Apps
Heb je bedrijfsdata in Dataverse, dan werken medewerkers ermee via een canvas-app of een model-driven app. Gebruikers buiten je organisatie kunnen via een portaal werken met Dataverse-data. Welke app je ook gebruikt: je maakt gebruik van de standaardconnectoren en logica van Microsoft. Daardoor kan eigenlijk iedereen een app maken.
Een canvas-app vertrekt vanuit de gebruikerservaring; de interface is sterk aanpasbaar, tot op pixelniveau. Bij Bravx gebruiken we bijvoorbeeld een canvas-app om nieuwe opdrachten bij klanten te registreren.
"Een canvas-app kun je maken voor laptop, tablet of telefoon"
Een model-driven app vertrekt ook vanuit het gegevensmodel in Dataverse, maar gebruikt daarna de standaard look-and-feel en bijbehorende logica. Je bent minder tijd kwijt aan de interface. Ondersteun je verschillende processen met verschillende schermen, dan is een model-driven app een goede keuze — en later makkelijk uit te bouwen.
Bij Bravx gebruiken we een model-driven app om online content te registreren en te categoriseren. Vanuit die app delen medewerkers blogs, video’s en whitepapers met klanten. Daarnaast haalt Power BI data uit Dataverse voor interactieve dashboards.
Je kunt een portaal beschikbaar stellen voor mensen buiten je organisatie. Een portaal is een externe website waarop mensen inloggen en werken met Dataverse-data — alleen met de data die voor hen bestemd is.
Een veelgebruikt voorbeeld is een selfserviceportaal voor klanten. Microsoft heeft daar een template voor, zodat je niet vanaf nul hoeft te bouwen. Daarnaast zijn er templates voor onder meer een partnerportaal en een communityportaal.
Licenties voor Dataverse
Zie je Dataverse als vervanging van Excelsheets en andere decentrale applicaties? Dan is het goed om te weten welke licenties je nodig hebt.
Het gebruik van Dataverse is inbegrepen bij Dynamics 365 Sales (Enterprise), Dynamics 365 Customer Service (Enterprise), Dynamics 365 Field Service en Dynamics 365 Project Operations. Heb je één van die applicaties, dan kun je de genoemde Dataverse-mogelijkheden gebruiken.
Wil je aan de slag met Dataverse zonder die apps? Dan kun je losstaande Power Apps-licenties aanschaffen: een abonnement per app, of per gebruiker met ongelimiteerd apps. Meer details vind je op de Microsoft-site.
Dataverse geeft je altijd en overal toegang tot je bedrijfsdata. Tools uit het Power Platform — zoals Power BI, Power Automate en Business Central — werken samen met die data.
Wil je weten wat Dataverse voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Bravx.
