Een succesvolle vernieuwing van je ERP-omgeving vraagt om doordachte planning. Daarbij wordt nog vaak gewerkt met het vertrouwde RFI-, RFP- en RFQ-traject. Met een RFI (Request for Information) maak je uitgebreider kennis met leveranciers. Daarna volgt een RFP (Request for Proposal) waarin je een voorstel vraagt aan leveranciers met de beste match. Het proces rond je af met een RFQ (Request for Quote): een offerteverzoek aan de shortlist. Voor een RFP en RFQ is een RFI voor je ERP-project nodig. Maar hoe stel je de best mogelijke RFI op?
Vier stappen om een RFI op te stellen
Stap 1 — Breng je wensen en eisen in kaart
Hoe scherper je RFI voor ERP is opgesteld, hoe beter de match die je ermee maakt. Door vooraf de eisen en wensen van je organisatie te formuleren, leg je een solide basis. Belangrijke onderwerpen:
- Welke bedrijfsdoelstellingen wil je met de vernieuwing van je ERP-omgeving realiseren?
- Waar zie je potentiële mogelijkheden voor verbetering in je organisatie?
- Welke processen zijn key voor je organisatie en waar is ruimte voor verandering?
- Wat is er technisch aanwezig en waar zitten de limitaties?
- Wat is het budget en op welke termijn wil je het nieuwe systeem draaiende hebben?
Stap 2 — Stel één heldere vraag
Een ERP-omgeving is van nature complex en alomvattend. Bij een vernieuwingstraject is focus van groot belang. Zorg dat je je bedrijfsstructuur, gegevens, processen en gebruikerstaken helder in kaart hebt. Breng vervolgens je eisen, wensen en opties samen tot één heldere vraag. Dat focust leveranciers in hun antwoord en geeft je een betere basis om ze te vergelijken.
Stap 3 — Zorg voor context
Een RFI is een formele kennismaking met verschillende leveranciers. Door jezelf in je RFI-aanvraag voor te stellen, voorkom je dat je antwoord krijgt met een generieke RFI terug. Plaats je organisatie, doelstellingen, visie en wensen in context. Loop de RFI na en controleer of deze onderdelen aanwezig zijn:
- Welk probleem probeer je op te lossen?
- Waar doet het zich binnen je organisatie voor?
- Wat zijn de gevolgen?
- Welke relevante details spelen rondom de probleemstelling?
- Wat zijn je deadlines?
Stap 4 — Wat zijn je oplossingsrichtingen?
Heb je zelf ideeën over de oplossing? Voorkeuren voor specifieke pakketten? De krijtlijnen van een plan van aanpak? Deel dit in de RFI met leveranciers. Ook als je voorkeurspakket niet op de oplossingenlijst van een leverancier staat, kan een RFI helpen. In het slechtste geval krijg je extra onderbouwing voor je keuze; in het beste geval ontdek je nieuwe mogelijkheden die tot een betere fit leiden.
Het antwoord op de RFI is een voorstelronde van verschillende leveranciers. Tegelijk is de aanvraag je manier om je voor te stellen. Door je visie en aanpak bij aanvang te delen, vereenvoudig je de zoektocht naar een compatibele partner.
Voorkom ROI-killers bij je ERP-implementatie
Nieuwe ERP-software kan veel opleveren, maar vraagt om een investering vooraf. Implementatie is zowel voor een on-premises oplossing als een cloudvariant nodig. Dat kost tijd, geld en energie. Om de voordelen vol te benutten, moeten ROI-killers zoals vertraging en weerstand buiten de deur blijven. Denk aan duidelijke scope, betrokkenheid van gebruikers en realistische planning — zodat je investering in ERP ook daadwerkelijk rendement oplevert.
Wil je hulp bij je ERP-selectie of een traject met Dynamics 365 Business Central? Neem contact op met Bravx.
