Data, data, data… Veel bedrijven hebben er meer van dan ze soms zouden willen. Maar hoe beheer je al die data van artikelen, leveranciers en prijslijsten uniform? En hoe ga je om met productomschrijvingen en visuele content op je webshop? De oplossing is een Product Informatie Management-systeem (PIM). In dit artikel leggen we uit wat PIM inhoudt, hoe je met Trade365 of Production365 al een groot deel van je PIM-behoeften invult, en wanneer een apart PIM-systeem zinnig is.
Wat is een Product Informatie Management-systeem?
Alle content die producten beschrijft uniform beschikbaar maken: dat doet een PIM-systeem. Data van leveranciers, producenten, partners en klanten verwerk je op een uniforme manier en presenteer je consistent.
Kenmerkend voor veel bedrijven is juist het tegenovergestelde: geen centraal beheer van productdata. Bepaalde gegevens staan in het ERP-systeem, andere worden aangevuld op de webshop, en soms staat er nog wat in je CRM-systeem of in losse Excel-bestanden. Eén waarheid maken van al die bronnen is de truc voor optimaal productinformatiebeheer. Vervolgens gebruik je die informatie eenvoudig in je e-commercekanalen.
PIM in Dynamics 365
Als je een PIM-systeem zoekt, heb je dan meteen een extra applicatie nodig? Veel mensen lezen iets over PIM en denken dat dit altijd een aanvullend systeem is. Dat valt of staat met de data die je centraal wilt bijhouden. Gebruik je Dynamics 365 Business Central in combinatie met Trade365 of Production365, dan heb je al veel tools in huis voor een solide basis.
Business Central gebruiken als PIM-systeem
Je ERP-systeem als PIM gebruiken is zeker een optie. Veel informatie staat er al in. Bijkomend voordeel: je importeert of werkt data eenvoudig bij vanuit Excel, of volledig geautomatiseerd via Connect2All.
Uniform beheer van productgroepen en productkenmerken
Productgroepen zijn vaak opgezet vanuit rapportagedoelen. Tegenwoordig kijk ik liever naar je (potentiële) online verkoopkanalen: hoe vindt je klant het product? Vaak zijn productgroepen in meerdere lagen opgebouwd — iets wat je prima in Business Central organiseert.
Je klant heeft meer nodig dan alleen een productgroep. Iemand zoekt een accuboormachine, maar jij hebt tientallen modellen. Merk, capaciteit, spanning: dat verwerk je als productkenmerken. Je artikelbestand wordt beter doorzoekbaar; op je webshop filtert de klant sneller naar een selectie. Uniform en consequent opslaan versnelt het verkoopproces en helpt je conversie.
Gerelateerde producten of alternatieven
De klant heeft zijn accuboormachine gevonden. Een extra accu of borenset hoort direct in het winkelmandje — dat zijn gerelateerde producten. In Business Central beheer je die eenvoudig, op alle kanalen inzichtelijk.
Op vergelijkbare wijze werk je alternatieven bij. Zo geef je online gericht advies, zonder direct contact.
Waar sla ik mijn afbeeldingen op?
Afbeeldingen zijn regelmatig een discussiepunt. Een regulier ERP-systeem doet weinig met afbeeldingen. In Business Central koppel je per artikel minimaal één afbeelding. Meerdere afbeeldingen centraal beheren kan een reden zijn om een PIM te overwegen — maar contentgedreven data wordt vaak door andere mensen beheerd. Dan geldt een 80/20-regel: zolang je minimaal 80% van je productdata in één applicatie beheert, is dat vaak voldoende. De webshop neemt die basis en verrijkt tot 100% — bijvoorbeeld met extra afbeeldingen.
Werk je met één afbeelding per product, dan beheer je dat vanuit Business Central. Foto's importeer je eenvoudig; met Connect2All verwerk je ze zelfs in batches.
Koppel video's en documentatie aan je artikel
Klanten verwachten steeds meer visuele content en documentatie. Video's zijn standaard geworden; in sommige sectoren horen handleidingen of technische tekeningen erbij. In Business Central koppel je dit aan je artikel en maak je het op verschillende kanalen beschikbaar.
Uitgebreide productteksten
Productteksten beheer je het liefst niet in het ERP-systeem als je commerciële, opgemaakte teksten wilt. Beknopte teksten kan Business Central aan; uitgebreide copy met opmaak hoort vaak in het CMS van je webshop — of in een PIM als dat je centrale plek is.
Webshop vertalen
Vertalingen horen bij je tekstbeheer. In Business Central beheer je meerdere talen, maar voor webshops is het CMS of PIM vaak logischer. Bij weinig internationaal verkeer kun je ook automatische vertaling overwegen — let wel op sectorspecifieke termen.
Prijzen
Veel bedrijven verkopen via meerdere kanalen met afwijkende prijzen, promoties en zowel B2B als B2C. Business Central met Trade365 of Production365 biedt uitgebreide mogelijkheden voor prijzen- en kortingenbeheer. Complexe spelregels vang je af in een model, zodat systemen weten welke prijs geldt.
Aansturing van verkoopkanalen
Je krijgt steeds meer verkoopkanalen. Welke producten bied je waar aan? Dat borg je in Business Central, zodat artikelen op de juiste kanalen staan en je geen omzet misloopt.
Aanvullend PIM-systeem als single point of truth
Waarom toch een apart systeem? Vaak wil je productinformatie zo centraal mogelijk borgen. Met een PIM creëer je consistente productinformatie die je deelt met relevante kanalen — je single point of truth. Dat betekent wel interfaces tussen applicaties. Doorslaggevende redenen voor een aanvullend PIM naast ERP:
- Uitgebreid contentbeheer: meerdere afbeeldingen, uitgebreide teksten en talen op één plek, inclusief tools voor formaten en resoluties per kanaal.
- Internationale verkoopkanalen: complexere constructies, vertalingen en afwijkende teksten per kanaal.
- Catalogussen: genereren van catalogusbestanden, digitaal of voor druk.
- Contentdistributieplanning: wijzigingen in teksten of afbeeldingen plannen per kanaal.
Centraal beheer vereenvoudigt processen. Je kunt ook data gebruiken die je niet in Business Central borgt, zoals klantreviews en productkenmerken die conversie en customer experience versterken.
Wil je sparren over productinformatiebeheer in jouw organisatie? Neem contact op met Bravx.
