Laatst herzien op 19 mei 2023.
Hoe gebruiken bedrijven ERP-systemen in de praktijk, en welke rol speelt elke module? In deze blog vind je 14 use cases van veelvoorkomende ERP-modules, met wat er verandert vóór en na implementatie.
Use Case 1 - Voorraadbeheer.
Vóór de ERP-implementatie: het operationele team van een schoenenwinkel vertrouwt op handmatige tellingen in spreadsheets om de huidige voorraadniveaus bij te houden. Dit leidde volgens de magazijnmedewerkers tot problemen, zoals onnauwkeurige voorraadniveaus en fouten. Conclusie: de uitvoering is traag, inefficiënt en foutgevoelig.
Na de ERP-implementatie: Met de ERP inventory management module worden er realtime voorraadniveaus en updates weergegeven over de voorraad die onderweg is naar het magazijn. Elke ochtend kan de operations manager de beschikbare voorraad vergelijken met verkoopgegevens om te bepalen of het bedrijf nieuwe inkooporders moet plaatsen. Bovendien helpt de ERP-module het magazijnteam efficiënter te werken door exacte locaties van alle artikelen weer te geven.
Use Case 2 - Inkoop.
Vóór de ERP-implementatie: een fabrikant besteedt erg veel tijd aan het zoeken naar leveranciers en het verzamelen van offertes voor grondstoffen. De offertes worden handmatig verstuurd en vergeleken.
Na de ERP-implementatie: na de implementatie van de ERP-module voor inkoop worden offerteaanvragen geautomatiseerd en worden alle reacties op één plek opgeslagen. Dit bespaart tijd en maakt het gemakkelijker om de beste offerte te selecteren en inkooporders te plaatsen. Bovendien houd de inkoopmodule een actuele lijst bij van alle leveranciers en stelt deze de fabrikant in staat om de status openstaande bestellingen te volgen.
Use Case 3 - Sales en Marketing.
Vóór de ERP-implementatie: een ervaren verkoopteam bij een grote distributeur raakt steeds vaker gefrustreerd door het werk dat nodig is om offertes en verkooporders te maken. Het management heeft moeite met het bijhouden waar prospects zich in de verkooppijplijn bevinden en welke klanten klaar zouden moeten zijn om opnieuw te bestellen. Daarnaast wil het bedrijf ook een groter publiek van potentiële kopers bereiken, maar heeft geen manier om marketing-e-mails, contacten en digitale advertenties te beheren.
Na de ERP-implementatie: na de implementatie van de ERP-module voor Sales en Marketing kunnen vertegenwoordigers binnen enkele minuten offertes omzetten in verkooporders. Het systeem genereert ook facturen en stelt het team in staat om de verkoopcyclus van klanten beter te begrijpen. Met geavanceerde marketingtools kan de distributeur nieuwe prospects targeten met e-mails en advertenties via meerdere kanalen en de jaarlijkse omzet met 10% verhogen.
Use Case 4 - Productie.
Vóór de ERP-implementatie: de eerste jaren gebruikte een kleine fabrikant papier en spreadsheets om de beschikbare productieaantallen te monitoren. Maar naarmate het bedrijf groeide, werden die handmatige methoden een grote wegversperring: er gaat waardevolle productietijd verloren omdat de materialen opraken en het is moeilijk om de huidige productiecapaciteit handmatig te berekenen.
Na de ERP-implementatie: na de implementatie van de ERP-module voor productie kan de fabrikant de productieprognose vergelijken met de beschikbare materialen en indien nodig opschalen. De module helpt bij het berekenen van de productiecapaciteit en het beheren van de materialen, waardoor waardevolle productietijd wordt bespaard.
Use Case 5 - Financieel beheer.
Vóór de ERP-implementatie: een direct-to-consumer (D2C) organisatie vertrouwt op verouderde tools en spreadsheets voor financieel beheer. Het handmatig volgen van alle inkooporders (crediteuren) en klantorders (debiteuren) is niet alleen tijdrovend, een gebrek aan inzicht heeft het bedrijf meerdere keren in precaire financiële problemen gebracht.
Na de ERP-implementatie: na de implementatie van de ERP-module voor financieel beheer heeft het bedrijf een geautomatiseerd systeem dat crediteuren en debiteuren registreert, de cashflow bijhoudt en belangrijke financiële documenten genereert. Denk aan balansen, kasstroomoverzichten en betalingsbewijzen. Met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) kan het systeem ook mogelijke fouten en frauduleuze bestellingen detecteren, waardoor financiële processen efficiënter en betrouwbaarder worden.
Use Case 6 - Customer Relationship Management (CRM).
Vóór de ERP-implementatie: een industriële distributeur heeft moeite met het vinden van nieuwe klanten en het identificeren van upsell-mogelijkheden bij bestaande klanten vanwege onvolledige en inconsistente gegevens.
Na de ERP-implementatie: de distributeur kan de klantinformatie centraal opslaan en gebruiken voor gerichte marketingcampagnes. Wanneer een klant of prospect een formulier op zijn website invult, stroomt die informatie naar het CRM, waarna er direct een melding naar de verkoper wordt verstuurd en hij deze snel kan opvolgen. Het CRM systeem stroomlijnt ook de klantenservice door medewerkers in staat te stellen eerdere interacties met klanten te bekijken en sneller te reageren op vragen en problemen.
Use Case 7 - Human Resource Management (HRM).
Vóór de ERP-implementatie: wat begon als een klein familiebedrijf, is de afgelopen drie jaar verdubbeld in personeelsbestand. Het bedrijf heeft een basissysteem waarmee werknemers kunnen in- en uitklokken, maar de eigenaren zijn bang geworden voor de salarisadministratie omdat het zo tijdrovend is. Informatie over werknemers, waarvan een deel verouderd is, is begraven in meerdere spreadsheets.
Na de ERP-implementatie: na de implementatie van de ERP-module voor HRM kan het bedrijf automatisch loonstrookjes genereren, werknemersgegevens bijhouden en de onboarding en training van nieuwe medewerkers personaliseren. Dit vereenvoudigt de salarisadministratie en verbetert de efficiëntie van HR-processen.
Use Case 8 - Supply Chain Management (SCM).
Vóór de ERP-implementatie: een snelgroeiende retailer worstelt om het stijgende aantal bestellingen bij te houden - artikelen worden vaak te laat verzonden en het verdrinkt in retouren. Hoewel het bedrijf oplossingen voor voorraad- en orderbeheer heeft, wordt het steeds moeilijker om alle klantorders en verzendingen bij te houden.
Na de ERP-implementatie: een ERP-module voor supply chain management (SCM) helpt de detailhandelaar inkooporders te organiseren, de huidige productie te bewaken en die te vergelijken met de vraag, maar ook bestellingen te prioriteren op basis van wanneer het magazijn ze heeft ontvangen. Met de SCM-module scant een medewerker elk artikel wanneer klanten producten retourneren, registreert de staat ervan en start, indien nodig, een omruiling. Het bedrijf bevindt zich in een veel betere positie om op te schalen naarmate de verkoop blijft stijgen.
Use Case 9 - Module: Business Intelligence (BI).
Vóór de ERP-implementatie: een bedrijf dat software verkoopt, gebruikt een toonaangevend ERP-systeem voor het beheer van boekhouding, verkoop en marketing, klantenservice, personeelszaken en meer. Hoewel deze gegevens een enorme waarde hebben, heeft het bedrijf behoefte aan betere rapportage en inzichten om potentiële investeerders aan te trekken.
Na de ERP-implementatie: de software leverancier voegt een business intelligence-module toe die de gegevens in grafieken en schema's kan omzetten om ze verteerbaar te maken voor leidinggevenden en potentiële investeerders. De tool helpt bij het bepalen van de beste industrieën om zich met zijn software op te richten of om de potentiële markt te begrijpen voor een nieuwe oplossing die het overweegt te ontwikkelen. De business intelligence-applicatie kan zelfs Artificial Intelligence gebruiken om toekomstige financiële prestaties beter te voorspellen op basis van interne en externe gegevens.
Use Case 10 - Projectbeheer.
Vóór de ERP-implementatie: een adviesbureau heeft een basis boekhoudsysteem, maar het bijhouden van kosten en middelen voor individuele projecten - cruciaal voor nauwkeurige facturering - is vervelend en moeilijk geworden naarmate het bedrijf meer klanten toevoegt. Het opgraven van al deze informatie is geen sinecure, en uiteindelijk helpen consultants bij het berekenen van de projectkosten. Rekeningen gaan vaak laat de deur uit, of klanten ontdekken fouten nadat ze ze hebben ontvangen, wat geen vertrouwen wekt en de cashflow niet bevordert.
Na de ERP-implementatie: na de implementatie van de ERP-module voor projectbeheer kan het bureau alle projectinformatie centraal bijhouden, inclusief kosten, middelen en communicatie met klanten. Het systeem genereert automatisch facturen op basis van projectstatus, waardoor factureringsprocessen efficiënter en nauwkeuriger worden. Daarnaast worden deze facturen ook automatisch in de boekhouding verwerkt.
Use Case 11 - Nalevingsbewaking (Compliance Monitoring).
Vóór de ERP-implementatie: een fabrikant heeft een boekhoudteam van twee personen en realiseert zich dat het bedrijf niet zal voldoen aan een nieuwe boekhoudstandaard die over zes maanden van kracht wordt. Het bedrijf realiseert zich al snel dat dit een groot project zal zijn - veel meer dan het kleine boekhoudteam aankan - en huurt een extern bedrijf in om te helpen. Toch is het auditproces 'touch and go'.
Na de ERP-implementatie: het jaar daarop ruilt de fabrikant zijn boekhoudoplossing op instapniveau in voor een robuuster systeem met nalevingscontrole. Nalevingsnormen veranderen regelmatig en de software houdt het bedrijf op de hoogte van wijzigingen in lokale en industriële regelgeving en nieuwe internationale normen, zoals IFRS 15. De boekhoudapplicatie koppelt alle relevante records ook aan transacties, dus het voorbereiden van een audit is veel minder tijdrovend en ontmoedigend.
Use Case 12 - Activabeheer (Asset Management).
Vóór de ERP-implementatie: een tech-startup heeft onlangs een grote financieringsronde afgerond en kan het zich nu veroorloven meer werknemers in dienst te nemen en naar een groter kantoor te verhuizen. Dat betekent dat er voor elke nieuwe medewerker meer meubilair nodig is, maar ook computers, beeldschermen en andere apparatuur.
Na de ERP-implementatie: de ERP-module voor activabeheer helpt de startup de levenscyclus van fysieke activa te beheren, van inkooporder tot afschrijving tot pensionering. Het houdt gegevens bij met details over de waarde van IT-apparatuur en andere kantoorbenodigdheden in de loop van de tijd voor nalevings- en rapportagedoeleinden. Voor onroerend goed zorgt het voor leasebetalingen, afschrijvingen en andere rapportages om te voldoen aan lease boekhouding en belastingnormen.
Use Case 13 - E-commerce.
Vóór de ERP-implementatie: na jarenlang te hebben gehoord over het enorme potentieel van direct-to-consumer (D2C) e-commerce, besluit een B2B-distributeur die exclusief aan retailers heeft verkocht, dat het tijd is om uit te breiden. Het bedrijf vraagt enkele medewerkers om een strategie voor het D2C-kanaal te ontwikkelen en te bepalen welke producten het online gaat verkopen.
Na de ERP-implementatie: de distributeur voegt vervolgens een e-commerce ERP-module toe om van zijn informatieve site een online winkel te maken die transacties kan verwerken. De module heeft gebruiksvriendelijke tools waarmee het marketingteam nieuwe items kan vermelden, productinhoud kan wijzigen, snel kan inspringen op e-commerce trends en het uiterlijk van de site kan bijwerken. Door een e-commerce toepassing te kiezen die is verenigd met het ERP-systeem, zijn er geen integraties met oplossingen van derden nodig, zoals een oplossing voor order- en voorraadbeheer of een CRM. Op deze manier stroomt alle bestel-, klant- en betalingsinformatie automatisch naar de ERP.
Use Case 14 - Geautomatiseerde rapportage.
Vóór de ERP-implementatie: veel bedrijven realiseren zich dat hun magazijnen inefficiënt zijn en veel te veel tijd in beslag nemen, maar ze kunnen de oorzaak van die problemen niet achterhalen. Rapportages werpen vaak licht op onderliggende problemen, zoals inefficiënte bedrijfsprocessen, met deze rapporten en inzichten weten bedrijfsleiders waarop ze zich moeten concentreren en deze kunnen oplossen.
Na de ERP-implementatie: hoe meer ERP-modules worden gebruikt, hoe meer data er beschikbaar is en hoe robuuster de inzichten en rapporten. Elke module moet rapportagemogelijkheden hebben voor het aspect van het bedrijf, zoals HR of supply chain. De rapporten kunnen extreem breed zijn (hoe verhouden de uitgaven in maart zich tot die in april?) of juist specifiek (wat was de gemiddelde bestelwaarde van klanten uit Zwolle vorige week?).
Overzicht van de 14 belangrijkste ERP-modules
Voorraadbeheer: Deze module, ook wel bekend als materiaalbeheer, helpt bij het behalen van voorraaddoelstellingen zoals tijdige en automatische aanvulling, maar ook het automatisch bijhouden van de inventaris via bijvoorbeeld speciale barcodes.
Inkoop: Deze module beheert het inkoopproces en werkt nauw samen met de Voorraad- en Supply Chain Management-module en systemen.
Sales en Marketing: Deze module verwerkt verkoopworkflows, variërend van vragen en offertes tot verkooporders en facturering. Geavanceerde implementaties bieden functionaliteiten zoals zendingstracking en integratie met belastingregels. Deze module werkt nauw samen met CRM-modules om de verkoopcyclus te versnellen en meer winst te genereren.
Productie: Ook wel bekend als manufacturing of engineering, heeft deze module tot doel de productie efficiënter te maken. Het biedt functionaliteiten zoals productplanning, -prognoses en dagelijkse productiebewaking. Vaak wordt deze module geïntegreerd met SCM- en voorraadmodules.
Financieel Beheer: Deze module beheert het kapitaal van het bedrijf en biedt inzicht in inkomende en uitgaande geldstromen. Het behandelt standaard boekhoudkundige transacties, inclusief uitgaven, balans, belastingbeheer en bankafstemming. Daarnaast kan het financiële rapporten genereren voor elke afdeling.
Customer Relationship Management (CRM): Deze module beheert de klantenservice, inclusief leads, klantproblemen en klantkansen. Binnen een ERP-setup werkt deze module vaak nauw samen met de verkoopmodule om conversies te versnellen.
Supply Chain Management (SCM): Deze module behandelt de gehele supply chain, inclusief inkooporderbeheer, procesautomatisering en de productiestroom van productie naar consument. Ook omgekeerd, in het geval van terugroepingen of retouren.
Human Resource Management (HRM): Deze module is gericht op jouw personeel en omvat zaken als urenstaten, werknemersrecords, prestatiebeoordelingen, salarissystemen en functieprofielen.
Business Intelligence (BI): Met behulp van Business Intelligence wordt het eenvoudiger om datagestuurde beslissingen te nemen en prognoses te maken voor de toekomst van het bedrijf. Deze module wordt meestal alleen gevonden in grote ERP-pakketten.
Projectbeheer: Deze module verbindt projectactiviteiten met bedrijfsfinanciën, waardoor het gemakkelijk wordt om te rapporteren over het succes of falen van projecten. Gebruik de projectbeheer-module om te zien hoe goed je in staat bent om projecten op tijd en binnen het budget af te ronden.
Nalevingsbewaking: Deze module zorgt ervoor dat jouw bedrijf voldoet aan de branchevoorschriften. Het behandelt onder andere de naleving van de lokale wetgeving, beveiligingsmaatregelen en documentatievereisten.
Activabeheer: Deze module beheert fysieke activa, zoals gebouwen en productieapparatuur.
E-commerce: Deze module integreert het beheer van meerdere online verkoopkanalen met andere delen van het ERP systeem.
Geautomatiseerde rapportage: Deze module werkt samen met andere modules om het genereren van rapporten gemakkelijk te maken voor alle afdelingen. Medewerkers hoeven niet langer tijd te besteden aan het ophalen van rapporten uit verschillende systemen.
