Communicatie met klanten verloopt via diverse kanalen. Voor organisaties is e-mail nog steeds één van de belangrijkste. Iedere medewerker heeft doorgaans een e-mailaccount, en een groot deel van hen onderhoudt contacten met klanten.
De grootste uitdaging met al die individuele mailboxen: het totale overzicht raakt snel zoek. Gaat een collega op vakantie of is die langdurig afwezig? Dan zit er weinig anders op dan bij de klant na te vragen wat er is besproken. Dat komt onprofessioneel over.
Bij Bravx zien we creatieve oplossingen voor dit probleem voorbijkomen. Persoonlijke mailboxen waarvan wachtwoorden worden gedeeld, zijn privacytechnisch geen goed idee. Mails lokaal opslaan en in een map op de server zetten is omslachtig — en blijft vaak bij een voornemen. Hoe zorg je voor een oplossing die zo laagdrempelig is dat iedereen er gebruik van maakt?
Communicatie met klanten bijhouden in je CRM
Een CRM-systeem is geschikt om communicatie met je klanten bij te houden — ongeacht via welk kanaal die gelopen heeft. Naast marketing-, sales- en service-informatie houd je centraal alle contactmomenten bij.
CRM op hetzelfde platform als Microsoft 365
Het CRM-systeem van Microsoft (Dynamics 365 Sales) draait op hetzelfde platform als Microsoft 365. Daardoor sluiten beide applicaties goed op elkaar aan. Concreet: vanuit een e-mail in Outlook toon je gegevens uit je CRM-systeem.
Mail automatisch verwerkt in je CRM
Je ziet niet alleen de gegevens van de persoon van wie je de e-mail hebt ontvangen, maar ook voor welke organisatie die werkt, in welke verkooptrajecten hij of zij een rol speelt, welke servicecases openstaan en wat de laatste contactmomenten waren. Dat alles zonder de e-mail te verlaten.
Met één druk op de knop koppel je de e-mail uit je Outlook-inbox aan de juiste data in je CRM-systeem. Gaat de e-mail over een verkooptraject, dan koppel je hem aan de verkoopkans. Neemt iemand contact op over een openstaande servicecase, dan koppel je de e-mail daaraan. Zo vinden je collega’s alle communicatie terug op één plek.
Is de contactpersoon nog niet bekend in je CRM? Dan maak je die vanuit de e-mail aan, zonder gegevens opnieuw in te voeren. Zo genereer je vanuit een e-mail ook meteen accounts en leads.
Mail zichtbaar op tijdlijn in CRM
Zodra een e-mail is gekoppeld aan een contactpersoon, wordt die zichtbaar op de tijdlijn in CRM voor alle collega’s met toegang. Heb je de e-mail gekoppeld aan een verkoopkans of servicecase, dan staat die meteen in die tijdlijn. Zo heb je de juiste communicatie altijd op de juiste plek.
Mobiele CRM
Ben je veel onderweg en gebruik je de mobiele apps van Outlook en Dynamics 365 Sales? Ook dan kun je vanuit de mobiele Outlook-app binnengekomen of verstuurde e-mails direct koppelen in CRM. Zo blijft elke waardevolle communicatie beschikbaar voor iedereen in je organisatie.
Wil je zien wat Dynamics 365 Sales jouw organisatie kan brengen? Neem contact op met Bravx.
