Als producent van technische afsluiters is Belven actief in een groot deel van de wereld. Ze onderscheiden zich door extreme leverbetrouwbaarheid en het waarmaken van hun engagement naar de klant. Onder begeleiding van Bravx stapten zij over naar Business Central in de cloud.
Aan het woord is Joeri van Deuren, IT Manager bij Belven. “Wij werken voor een aantal afdelingen vrij decentraal, zowel vanop kantoor als van thuis. Performance op locatie en beschikbaarheid waren sleutel om future-proof te blijven op ERP-vlak. Dat gaf de doorslag voor een cloudoplossing. Voorheen werkten we met een serverversie van Navision. Na een grondige marktstudie bleek Business Central, de opvolger van Navision, de meest passende keuze. We kozen voor de standaardoplossing met het Trade-pakket. Naast Business Central gebruiken we Perfion: een Product Information Management-tool voor technische productinformatie, prijslijsten, catalogi en het aansturen van onze website en bestelportaal. Vanuit Business Central laten we alle informatie daarnaartoe doorstromen.”
De samenwerking
“Ons partnerschap gaat een hele tijd terug. In 2013, met de overstap naar Navision, zijn we met elkaar in zee gegaan. Voor dit project vergeleken we opnieuw voorstellen van mogelijke partners. Bravx sloot nog steeds het beste bij onze verwachtingen aan. Dat zij onze bedrijfsprocessen kenden, speelde in de kaart. Wij zochten een oplossing, niet alleen een technisch product. We hebben behoefte aan een partner die meedenkt en het grotere geheel overziet. Directe communicatie is belangrijk. Binnen Bravx heeft iedereen kennis in een bepaald gebied. Daardoor zijn de lijnen kort. Bovendien leunt Trade365 dicht tegen onze bedrijfsprocessen aan.”
Terugblik op de implementatie
“Een implementatie is altijd een beetje stressen, maar deze is positief verlopen. Door een goede voorbereiding verliep het vanaf dag één min of meer vlot. Operaties en dienstverlening liepen zonder onderbreking door. We hadden onze klanten geïnformeerd. Op wat gewijzigde documenten na zullen de meesten weinig gemerkt hebben. We haalden de deadline om op 1 januari 2023 live te gaan. Die deadline was belangrijk, onder meer omwille van de stocktelling in de kerstperiode en de afsluiting van het boekjaar op 31 december. Tijdens de migratie viel ik zelf een tijdje uit. Het was geruststellend dat collega’s op de begeleiding van Bravx konden rekenen. Zelf had ik ook veel aan die begeleiding, zodat taken verdeeld konden worden.”
De voordelen tot nu toe
“Werken in de cloud laat ons een stap verder gaan in digitalisering. We connecteren makkelijker naar derde partijen. Het salesproces is efficiënter geworden. Offerte- en orderverwerking lopen vlotter; van offerte naar uitlevering verloopt gestroomlijnder. Meer processen zitten geïntegreerd in Business Central, waardoor er minder neventoepassingen nodig zijn. Nu thuiswerk belangrijk is, vermijden we administratieve rompslomp. Het is makkelijker om iets op te volgen en terug te vinden. Extra Excel-lijstjes zijn grotendeels verleden tijd. De cloud-omgeving maakt ons minder afhankelijk van VPN-verbindingen.”
Het belang van workshops
“Zoals vaak bij een migratie was change management voor gebruikers een belangrijke uitdaging. Wijzigingen in de lay-out van een systeem waarmee iemand elke dag werkt, mag je niet onderschatten. Ook als de manier van werken hetzelfde blijft. Informatie stroomde consequent door naar key-users via workshops. Zij schreven handleidingen en informeerden daarna andere gebruikers. De leercurve van eindgebruikers ging daardoor vlot. Voor deze migratie nam ik een deel van de vertaling naar de werkvloer zelf op me. Interessant om door de bril van verschillende gebruikers te kijken.”
“Mijn advies aan bedrijven die een soortgelijk traject overwegen? Maak gebruik van de workshops die Bravx aanbiedt. Een nieuw systeem moet gedragen worden. Duidelijke werkinstructies helpen daarbij. Een goede voorbereiding verhoogt de kans op een vlotte go-live enorm.”
Inkoop, verkoop en voorraad in één systeem.
