Laatst herzien op: 17 mei 2023.
Enterprise Resource Planning (ERP) helpt organisaties hun doelen te bereiken met een efficiëntere bedrijfsvoering. Het kiezen van het juiste ERP-systeem is een van de belangrijkste beslissingen die je neemt. Hieronder vind je selectiecriteria om mee te nemen in dat proces.
Maak een uitgebreide lijst van de vereisten van jouw bedrijf voor de ERP-pakketten die je wilt vergelijken of mogelijk aanschaffen. Praat met verschillende belanghebbenden: productiemedewerkers, inkopers en het hoger management. Luister ook naar wensen van klanten, leveranciers en andere externe partijen. Prioriteer de vereisten: wat is absoluut noodzakelijk, wat levert voordeel op, en wat is ‘nice to have’?
Neem je prioriteitenlijst terug naar dezelfde mensen die input hebben geleverd. Zijn ze het eens met de eisenlijst? Moet die worden bijgewerkt? Kan iemand een solide case leveren om een punt van ‘nice to have’ naar ‘must have’ te verheffen — of andersom?
Wil je zien hoe ERP in jouw sector werkt? Bekijk onze sectorpagina’s.
Het hoger management moet achter de keuze van het ERP-systeem staan. Zonder die steun is de kans groot dat het project stokt. Zorg dat management actief betrokken is bij selectie en implementatie, en de beslissing steunt.
Ondersteuning gaat verder dan een bestedingsgoedkeuring. Idealiter steunt het management de keuze actief — bijvoorbeeld door resources of medewerkers vrij te maken. Ontbreekt die steun, dan vertraagt de voortgang.
Breng de functionele vereisten vanuit jouw bedrijf in kaart. Het systeem moet daaraan kunnen voldoen.
Ondersteunt het systeem verkooporders met fysieke producten én services, als dat is wat jouw organisatie verkoopt? Denk ook aan meertalige boekhoudcomponenten voor internationale organisaties, en aan belastingtarieven en regels in verschillende landen. Neem die aspecten mee in de vergelijking.
Medewerkers van elke afdeling worden gebruikers van het nieuwe ERP-systeem. Betrek hen bij het selectieproces en neem hun behoeften mee. Laat zien dat ze de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben. Zorg voor voldoende training, zodat zij optimaal met het systeem kunnen werken.
Doe je dit goed, dan zetten zij zich sneller in om het meeste uit het nieuwe ERP-systeem te halen.
Overweeg de integratiemogelijkheden van het ERP-systeem met de systemen die je al hebt. Voor de meeste bedrijven is het wenselijk om bestaande systemen te behouden en te koppelen. Kan het ERP gegevens uit die systemen uitlezen en gebruiken? Is synchronisatie automatisch mogelijk? Zijn automatische back-ups uit beide omgevingen mogelijk?
Kijk tijdens de selectie naar beschikbare integratietools en naar efficiënte, geautomatiseerde uitwisseling — bijvoorbeeld via webservices of XML-bestanden.
Let op de technologieën voor software én hardware. Zijn ze actueel, en bieden ze ruimte voor toekomstige schaalbaarheid? Kies een leverancier die technologische ontwikkelingen bijhoudt.
Hoeveel budget is er voor een nieuw ERP-systeem? Heb je weinig te besteden, dan moet je strenger selecteren. In het Software Path-rapport uit 2022 staat dat organisaties gemiddeld ongeveer $9.000 (ca. €8.200) per gebruiker uitgeven — een grote investering, en een herinnering dat ERP-selectie een langetermijnkeuze is. De meeste ERP-systemen blijven tien jaar of langer in gebruik. Doorlopend onderhoud en ondersteuning voor ERP én infrastructuur horen in het budget. Een keuze raakt de budgettering voor toekomstige uitgaven.
Wie neemt de tijd voor selectie en implementatie? Idealiter zet je fulltime interne resources in, maar veel bedrijven werken parttime. Plan resources voor de lange termijn, zodat niemand in de knel komt.
Het perfecte ERP vraagt geen specifieke inrichting buiten de standaard. Omdat geen enkel ERP meteen perfect is, is elke aanpassing die jouw organisatie nodig heeft een selectiecriterium. Bepaal binnen je team welke aanpassingen gewenst zijn — en of die echt nodig zijn. Huidige ERP-systemen bouwen op kennis van duizenden klanten en gebruikers. Is er een onderdeel van jouw bedrijf dat uniek is ten opzichte van elk ander bedrijf ter wereld?
Onwaarschijnlijk. Kijk dus goed of de gewenste aanpassing te omzeilen is met een bestaande ERP-oplossing. Is dat zo, dan is die aanpassing geen selectiecriterium. Kun je een bestaande oplossing eerst gebruiken en later evalueren, dan is de aanpassing zelf niet meteen een criterium — wel het vermogen om die later door te voeren.
Is de aanpassing wél een harde eis, kijk dan naar ERP-systemen op gemak en efficiëntie van die inrichting. Heb je ontwikkelaars in-house met de juiste vaardigheden? Zijn die vaardigheden beschikbaar op de arbeidsmarkt? Ook dat zijn criteria.
Het traditionele ERP op een on-premise server, ondersteund door in-house IT, is niet meer de enige keuze. Veel bedrijven kiezen voor ERP in de cloud via SaaS. De initiële investering daalt door maandelijkse abonnementskosten, en veel ondersteuning zit in het model.
Er is ook een hybride aanpak: jouw bedrijf is eigenaar van het ERP, maar draait het in de cloud op gedeelde servers.
Sommige ERP-systemen zijn open source. Die profiteren van lage aanschafkosten. Je hebt de broncode, dus ruimte voor volledige aanpassing. Gebruikers kunnen updates en bugfixes doorvoeren; verbeteringen zijn meteen beschikbaar voor iedereen, zonder te wachten op een nieuwe release van een leverancier.
Bereken de totale eigendomskosten van het ERP-project. In het begin bestaan die vaak uit aankoopbedrag en advieskosten. Soms zijn meteen updates voor servers en netwerken nodig. Budgeteer opleiding, tijdelijke arbeid en de externe implementatiepartner. Daarna komen jaarlijks ondersteunings- en onderhoudskosten bij.
Tegelijk daalt de ‘normale’ kostenpost voor werkzaamheden die je automatiseert — denk aan het automatiseren van de boekhouding. Mogelijk groeit omzet omdat je diensten en producten kunt leveren die zonder ERP niet mogelijk waren.
Spreid kosten en baten over de tijd en bereken het rendement. De meeste bedrijven hebben een drempelrendement nodig vóór een investering. Zorg dat de ERP-baten die ROI-drempel overschrijden.
Heb je antwoorden op deze selectiecriteria, dan ben je al op weg naar een ERP dat past bij jouw bedrijf — nu en later.
Je weet nu waarop je een ERP kunt beoordelen. Volgende uitdaging: welk systeem kies je? Naast het kostenplaatje is de keuze tijdrovend. Er zijn veel pakketten en aanbieders. Jouw bedrijf moet kunnen vertrouwen op het systeem dat je kiest — dus verdiep je goed in de mogelijkheden.
Hieronder vier stappen om het beste ERP voor jouw bedrijf te vinden. Het meest geschikte pakket is niet het enige dat telt; de juiste IT-partner is net zo belangrijk. Past hun verhaal bij jouw visie?
Het aanbod is groot. Hoe maak je de beste keuze? Blijf kritisch tijdens de zoektocht naar pakket én partner. Software die alleen voor één bedrijf is gebouwd komt steeds minder voor. Gestandaardiseerde aanpakken en generieke ERP-systemen maken het toegankelijker. Wat vaker voorkomt: een sectorspecifieke oplossing, aangevuld met bewezen uitbreidingen voor vergelijkbare gebruikers en sectoren. Daarnaast kun je applicaties toevoegen die passen bij jouw sector en scenario’s.
Bij slimme softwaretoepassingen komt de keuze voor een partner om de hoek. Die partner speelt een grote rol bij een geslaagde implementatie en werking van het ERP. De juiste partner biedt oplossingen voor de uitdagingen waar jij als klant tegenaan loopt. Blijkt in de oriëntatie dat specifieke inrichting nodig is, dan kan dat de keuze voor kandidaat én systeem bepalen. Besteed aandacht aan veelvoorkomende scenario’s in jouw bedrijf. Houd daar rekening mee in het selectieproces — dan verbetert de ervaring merkbaar.
Een gedegen voorbereiding hoort bij elke ERP-implementatie. Analyseer bedrijfsprocessen tot in detail. Stel een team samen dat het geheel overziet en als verbindingspunt tussen afdelingen fungeert — sommige processen raken meerdere afdelingen. Bepaal vooraf wat er moet gebeuren en welke rol het ERP speelt. Welke problemen wil je oplossen, en welke processen moeten gestroomlijnd worden? Werk gestructureerd en betrek het hele bedrijf. Zo breng je alles in kaart en start je met een helder beeld.
Kijk niet alleen naar huidige behoeften, maar ook naar groei. Wat als jouw bedrijf groeit — moet de software dan van A tot Z opnieuw? Denk na over schaalbaarheid. Met cloudsystemen draait alles op een centrale server in plaats van lokale hardware; schaalbaarheid wordt daarmee vooral een taak van de aanbieder. Je verbindt met een server waarop gegevens worden gehost. Constant upgraden van eigen IT-infrastructuur wordt beperkt — en dat scheelt kosten. Bij groei schaal je eenvoudiger op naar de gewenste omvang.
Wil je verder praten over ERP-selectie? Neem contact op met Bravx.