In een tijd waarin artikelen bij veel verschillende leveranciers gekocht kunnen worden — lokaal in Europa of verder weg — en de concurrentie groot is, is het beoordelen van je leveranciers van groot belang.
Maak je al gebruik van controles en afspraken om te zien of leveranciers aan de eisen voldoen? Doe je dat nog niet, maar merk je dat het nodig begint te worden?
In deze blog vijf manieren waarop je als groothandel leveranciers kunt beoordelen.
In veel gevallen wordt verwacht dat artikelen die je bestelt en ontvangt, voldoen aan de afgesproken specificaties en kwaliteitsnormen. Voer bij iedere ontvangst een controle uit van de totale batch, of doe een steekproef. Leg de resultaten vast in je systeem.
Met een eigen Power App gekoppeld aan Business Central kun je die registratie uitvoeren en vastleggen. Via Power BI maak je de data visueel, zodat afwijkingen sneller zichtbaar worden.
Het aantal retourzendingen naar de leverancier kan aanleiding zijn voor verder onderzoek. Analyseer het aantal retouren en klachten, en de aard daarvan. Hoge retourpercentages kunnen wijzen op kwaliteitsproblemen.
Evalueer of de leverancier de afgesproken levertijden haalt. Regelmatige vertragingen kunnen de hele supply chain verstoren. In Business Central worden tijdens het proces meerdere data geregistreerd. Op een inkooporder maak je bijvoorbeeld onderscheid tussen de verwachte ontvangstdatum en de toegezegde ontvangstdatum.
Vergelijk je daarna de daadwerkelijke ontvangstdatum met de toegezegde ontvangstdatum, dan zie je snel of de leverancier op tijd levert.
Een keer te laat leveren kan gebeuren. Dat hoeft niet meteen alarmbellen te laten rinkelen. Het gaat om de consistentie. Regelmatige en betrouwbare leveringen zijn cruciaal voor goed voorraadbeheer.
Niet alleen het moment van ontvangst telt voor een sluitende supply chain. Ook de juiste aantallen zijn nodig om verkooporders op tijd en compleet uit te leveren aan je eigen klanten.
Vooraf spreek je inkoopprijzen af met leveranciers. Die prijzen bepalen de waarde van een inkooporder(regel). Na ontvangst stem je de inkoopfactuur af met de geboekte ontvangstregels. Vergelijk de kosten op de inkooporder(regels) met de gefactureerde kosten. Prijsverschillen worden zo snel zichtbaar.
Een klein verschil kun je accepteren. Wordt het verschil te groot, dan vraag je de leverancier om een creditnota voor het geconstateerde verschil.
Is de inkoopprijs ook daadwerkelijk de prijs die je betaalt? Of zijn er bijkomende kosten? Transparantie in de prijsstelling helpt je om een juiste kostprijs te bepalen en de marges op verkooporders gezond te houden.
Trade365 helpt om de daadwerkelijke kostprijs te berekenen: je maakt eigen margemodellen aan met de benodigde kostprijsverhogende elementen.
Wanneer een leverancier geregeld nieuwe prijzen communiceert, of bij bevestiging van een inkooporder aangeeft dat de prijzen niet meer kloppen, wordt het lastiger om verkoopprijzen richting je klanten te bepalen. Jouw beoordeling door de klant hangt zo direct samen met jouw beoordeling van de leverancier.
Moeilijker te meten, maar niet minder belangrijk: hoe snel reageert de leverancier? Als je regelmatig lang moet wachten op een bevestiging van een inkooporder, kun je je klant niet met zekerheid vertellen wanneer de levering van de verkooporder te verwachten is. Daardoor kan de klant jouw prestaties lager beoordelen.
Als de footprint of de sociale kant van de supply chain belangrijk is voor jouw bedrijf — bijvoorbeeld omdat je dat uitdraagt in de markt — zijn deze twee onderwerpen relevant:
Controleer of de leverancier milieuvriendelijke praktijken hanteert en voldoet aan milieuwetgeving. Met die kennis maak je een weloverwogen keuze om wel of niet zaken te doen.
Is duidelijk welke ethische standaarden de leverancier hanteert, bijvoorbeeld eerlijke arbeidsomstandigheden en het vermijden van kinderarbeid? Of houdt de leverancier zich actief bezig met maatschappelijke initiatieven?
De antwoorden op beide vragen kunnen een reden zijn om wel of juist niet met de leverancier in zee te gaan.
Er zijn dus tal van metingen en vragen waarmee groothandels weloverwogen kunnen beslissen welke leveranciers ze behouden en met welke ze de relatie willen herzien. Neem contact op met Bravx als je hier verder over wilt praten.